Haal het maximale uit Business Central zonder je budget te overschrijden

Een ERP-systeem zoals Microsoft Dynamics 365 Business Central kan jouw bedrijf transformeren. Het zorgt voor meer efficiëntie, betere inzichten en gestroomlijnde processen. Toch zijn veel MKB’ers bang dat zo’n project al snel uitloopt op torenhoge kosten.

In deze blog vind je praktische tips en slimme strategieën om het maximale uit Business Central te halen, zonder je budget te overschrijden. Met voorbeelden uit de praktijk laten we zien hoe bedrijven hun ERP-investering optimaal benutten.

Bepaal vanaf het begin duidelijke doelen

Een veelgemaakte fout bij ERP-implementaties is het ontbreken van heldere doelstellingen. Zonder een duidelijke focus kan je bedrijf onnodig betalen voor maatwerk of modules die weinig waarde toevoegen.

Begin met het in kaart brengen van concrete uitdagingen en doelen. Wil je snellere financiële rapportages? Beter voorraadbeheer? Of een nauwkeuriger verkoopvoorspelling?

Een voorbeeld: een groothandel in Nederland richtte zich eerst op voorraadbeheer en orderverwerking. Hierdoor konden ze CRM-maatwerk uitstellen en besparen op de initiële investering.

Maak eerst gebruik van standaardfunctionaliteiten

Business Central bevat veel krachtige functies out-of-the-box. Veel bedrijven stappen te snel over op duur maatwerk, terwijl standaardmogelijkheden vaak al voldoende zijn.

Neem de tijd om alle kernfunctionaliteiten te leren kennen. Microsoft voegt regelmatig nieuwe opties toe die maatwerk overbodig maken.

Zo bespaarde een klein productiebedrijf duizenden euro’s door gebruik te maken van de bestaande Power BI-koppeling in plaats van eigen rapportages te laten ontwikkelen.

Kies voor een cloud-implementatie

Met Business Central SaaS (cloud) vermijd je hoge kosten voor servers en IT-onderhoud. De voorspelbare maandelijkse kosten maken budgetteren eenvoudiger. Bovendien profiteer je automatisch van updates en regelgevingsaanpassingen.

Werk in fases voor betere controle

Een ERP in één keer implementeren is voor kleine bedrijven vaak te veel ineens. Een gefaseerde aanpak geeft grip op de kosten en laat je groeien op je eigen tempo.

Begin bijvoorbeeld met financiële modules en breid later uit met verkoop of voorraadbeheer. 

Investeer vroeg in training

Onvoldoende training leidt vaak tot slechte adoptie en verspilde ERP-potentie. Training lijkt een extra kostenpost, maar het voorkomt inefficiënties en frustratie bij medewerkers.

Gebruik licenties slim

Business Central biedt verschillende licentietypen. Team Member-licenties zijn ideaal voor medewerkers die alleen basisfunctionaliteit nodig hebben. Essentials of Premium zijn bedoeld voor kerngebruikers.

Haal voordeel uit Microsoft-integraties

Business Central werkt naadloos samen met Office 365, Teams, Power BI en Azure. Door deze tools slim te benutten, voorkom je dure externe software.

Blijf optimaliseren na de livegang

Het maximaliseren van je ERP stopt niet na de implementatie. Regelmatig je gebruik evalueren voorkomt dat je betaalt voor ongebruikte modules of overbodig maatwerk.

Een retailketen ontdekte dat ze flink konden besparen door oude integraties te schrappen en gebruikersrollen opnieuw in te delen.

Profiteer van doorlopende updates

Business Central krijgt continue nieuwe functies, zoals AI-tools en automatiseringen via Copilot. Deze verbeteringen zijn inbegrepen en bieden extra waarde zonder meerkosten.

Tips om extra kosten te voorkomen

• Archiveer oude data om opslagkosten te beperken
• Beperk maatwerk waar mogelijk
• Maak gebruik van Microsoft’s online support
• Sluit duidelijke serviceafspraken met je partner

Maak jouw ERP-investering toekomstbestendig

Met strategische keuzes en een slimme aanpak haalt jouw bedrijf het maximale uit Business Central. Definieer duidelijke doelen, gebruik standaardfunctionaliteiten, werk gefaseerd en blijf optimaliseren. Zo profiteer je van een krachtige ERP-oplossing zonder je budget te overschrijden.