FactBoxes zijn de informatiepanelen in Microsoft Dynamics 365 Business Central die extra informatie tonen over het record waar je op dat moment naar kijkt. Denk bijvoorbeeld aan totalen, openstaande posten, documenten, bijlagen en andere relevante gegevens.
De grappige uitleg
Je kunt een FactBox zien als de nieuwsgierige collega van Business Central.
Je opent een klant en rechts verschijnt meteen allerlei informatie:"Deze klant heeft nog een flink bedrag openstaan. Ze bestellen al maanden hetzelfde artikel. Er zijn drie facturen te laat betaald en trouwens: er staat ook nog een pdf met de naam 'definitief_nieuw_echt_definitief_v3.pdf'."
Eigenlijk is het alsof je een accountant naast je hebt zitten die voortdurend relevante cijfers en opmerkingen doorgeeft. Soms vroeg je er niet om, maar precies op het juiste moment blijkt die informatie toch behoorlijk handig.
Het probleem ontstaat wanneer je de hele zijbalk volpropt met FactBoxes. Dan verandert je Business Central-pagina al snel in een overvolle koelkastdeur: grafieken, notities, totalen, bijlagen, geschiedenis en allerlei andere informatie. Alles staat erop, behalve datgene waarvoor je de pagina oorspronkelijk opende.
Wat is een FactBox precies?
In Microsoft Dynamics 365 Business Central is een FactBox een informatiepaneel dat contextuele gegevens laat zien die betrekking hebben op het huidige record. Meestal staat dit paneel aan de rechterkant van een pagina.
Open je bijvoorbeeld verschillende klanten achter elkaar, dan worden de gegevens in de FactBoxes automatisch aangepast aan de klant die je hebt geselecteerd. Hetzelfde principe geldt voor bijvoorbeeld leveranciers, artikelen en verkoopdocumenten.
Het doel is eenvoudig: relevante informatie beschikbaar maken zonder dat de gebruiker daarvoor naar een andere pagina hoeft te navigeren.
Welke informatie staat er in een FactBox?
De inhoud verschilt per pagina en inrichting, maar veelvoorkomende voorbeelden zijn:
- Statistieken: zoals saldi, verkoopbedragen, aantallen en achterstallige betalingen.
- Gerelateerde gegevens: bijvoorbeeld orders, facturen, zendingen en grootboekposten.
- Bijlagen, notities en links: documenten en andere informatie die aan het record gekoppeld zijn.
- Grafieken en andere inzichten: afhankelijk van de betreffende pagina en configuratie.
Technisch gezien worden FactBoxes vaak opgebouwd uit zogenaamdeparts. Dit kunnen bijvoorbeeld CardPart- ofListPart-pagina's zijn die onderdeel worden van een andere pagina.
Dat technische verschil is relevant wanneer je naar de performance kijkt. De ene FactBox hoeft nauwelijks werk te verrichten, terwijl een andere op de achtergrond allerlei berekeningen of gegevensopvragingen uitvoert.
FactBoxes en FastTabs: wat is het verschil?
FactBoxes en FastTabs worden nog weleens door elkaar gehaald, maar ze hebben een heel andere functie.
- FastTabs bevatten de belangrijkste velden waarmee je op een pagina werkt en gegevens bekijkt of aanpast.
- FactBoxes tonen aanvullende informatie over het record dat je geopend hebt.
Je kunt het simpel zien:
FastTabs = hier voer je het werk uit.
FactBoxes = hier controleer je de context.
Een FactBox moet je dus vooral helpen om sneller beslissingen te nemen, zonder dat je steeds een andere pagina hoeft te openen.
Hoe gebruik je FactBoxes op de juiste manier?
Een goede FactBox is niet simpelweg een verzameling informatie. De inhoud moet daadwerkelijk iets toevoegen aan de werkzaamheden van de gebruiker.
1. Gebruik FactBoxes om informatie te controleren
Een FactBox is vooral waardevol wanneer deze een vraag van de gebruiker direct kan beantwoorden.
Bijvoorbeeld:
- Heeft deze klant nog openstaande facturen?
- Zijn er nog orders die verwerkt moeten worden?
- Zijn er documenten aan deze klant gekoppeld?
- Zijn er bijzonderheden bij dit artikel?
Staat een FactBox alleen op de pagina omdat de informatiemisschien ooit handig kan zijn, dan is het de vraag of deze daar thuishoort.
2. Houd rekening met de gebruiker
Niet iedere gebruiker heeft dezelfde informatie nodig.
Een financiële medewerker kan bijvoorbeeld veel hebben aan informatie over saldi, grootboekposten en openstaande bedragen. Een medewerker van de klantenservice heeft mogelijk meer aan contactgegevens, interacties en recente orders.
Probeer daarom niet één FactBox-indeling voor iedereen te gebruiken.De juiste informatie hangt af van de rol en werkzaamheden van de gebruiker.
3. Meer FactBoxes betekent niet automatisch meer inzicht
Een veelgemaakte fout is om zoveel mogelijk informatie beschikbaar te willen maken.
Het resultaat is dan een zijbalk met tien verschillende FactBoxes, waardoor belangrijke informatie juist moeilijker te vinden wordt. Wanneer gebruikers door een enorme hoeveelheid informatie moeten zoeken, verliezen FactBoxes hun belangrijkste functie: snel relevante context geven.
Vraag bij iedere FactBox: voegt deze daadwerkelijk iets toe voor de gebruiker?
4. Zorg dat gebruikers kunnen doorklikken
Een goede FactBox geeft niet alleen informatie weer, maar biedt waar mogelijk ook een snelle route naar de onderliggende gegevens.
Zie je bijvoorbeeld dat een klant nog vijf openstaande posten heeft? Dan is het extra waardevol wanneer je vanuit de FactBox direct naar die posten kunt doorklikken.
Zo wordt een FactBox meer dan een statisch informatieblok: het wordt een snelle ingang naar de achterliggende gegevens.
Kunnen FactBoxes Business Central vertragen?
Ja, dat kan. Niet omdat FactBoxes op zichzelf slecht zijn voor de performance, maar door de hoeveelheid en complexiteit van de informatie die ze moeten ophalen.
Let bijvoorbeeld op de volgende situaties:
- Er staan veel FactBoxes tegelijkertijd op een pagina.
- Een aangepaste FactBox voert zware berekeningen uit.
- Een FactBox haalt grote hoeveelheden gerelateerde gegevens op.
- Gegevens worden steeds opnieuw geladen wanneer de gebruiker tussen records navigeert.
Vooral bij maatwerk kan dit een rol spelen. Een FactBox die bij ieder record allerlei complexe berekeningen uitvoert, kan ervoor zorgen dat een pagina merkbaar trager wordt.
Dus wanneer een gebruiker zegt:"Business Central is ineens zo langzaam", is het verstandig om niet alleen naar de hoofdinhoud van de pagina te kijken. Ook de FactBoxes kunnen een rol spelen.
Veelgestelde vragen over FactBoxes
Wat is een FactBox in Business Central?
Een FactBox is een informatiepaneel dat aanvullende gegevens toont over het record dat je op dat moment bekijkt. Denk bijvoorbeeld aan statistieken, gerelateerde documenten, openstaande posten, bijlagen en notities.
Waar vind je FactBoxes?
FactBoxes staan meestal aan de rechterkant van kaart- en lijstpagina's. Je komt ze bijvoorbeeld tegen bij klanten, leveranciers, artikelen en verschillende verkoop- en inkoopdocumenten.
Ook andere pagina's binnen Business Central kunnen vergelijkbarepage parts gebruiken om aanvullende informatie weer te geven.
Kunnen FactBoxes Business Central vertragen?
Dat is mogelijk. Vooral een groot aantal FactBoxes of FactBoxes die complexe berekeningen en veel gegevens moeten verwerken, kunnen invloed hebben op de performance.
Kan ik FactBoxes verbergen of aanpassen?
In veel gevallen kunnen gebruikers de FactBox-paneel aan- of uitzetten en via personalisatie bepalen welke informatie zichtbaar is.
Welke mogelijkheden beschikbaar zijn, kan echter afhankelijk zijn van de rechten van de gebruiker en de manier waarop Business Central binnen de organisatie is ingericht.
Wat is het verschil tussen een FactBox en een FastTab?
EenFastTab bevat de belangrijkste velden waarmee je op een pagina werkt. EenFactBox geeft aanvullende informatie over het record dat je bekijkt.
Kort gezegd: FastTabs zijn onderdeel van de hoofdinhoud van de pagina, terwijl FactBoxes extra context bieden.
Kunnen gebruikers FactBoxes zelf aanpassen of verbergen?
In veel gevallen wel. Gebruikers kunnen doorgaans:
- het FactBox-paneel aan- of uitzetten;
- de pagina personaliseren;
- bepaalde FactBoxes zichtbaar of onzichtbaar maken.
Daar zijn wel grenzen aan. Een organisatie kan bijvoorbeeld bepaalde personalisatiemogelijkheden beperken of ervoor kiezen om voor gebruikers een gestandaardiseerde pagina-indeling te hanteren.
Conclusie
FactBoxes zijn een krachtig onderdeel van Business Central wanneer ze op de juiste manier worden ingezet. Ze geven gebruikers relevante informatie op het moment dat die nodig is en kunnen daardoor veel onnodige navigatie voorkomen.
De belangrijkste regel is echter: voeg geen FactBox toe omdat het technisch mogelijk is, maar omdat de informatie daadwerkelijk waarde toevoegt.
Een overzichtelijke pagina met een paar goed gekozen FactBoxes is uiteindelijk veel waardevoller dan een scherm waarop alles tegelijk zichtbaar is.
