Wat is Microsoft Power Automate en hoe werkt het samen met Business Central?

Inleiding

Binnen veel organisaties bestaat de wens om processen slimmer, sneller en consistenter te laten verlopen. Zeker binnen het mkb en bij organisaties die werken met Microsoft Business Central zien we dat een groot deel van het dagelijkse werk bestaat uit terugkerende handelingen: goedkeuringen, meldingen, documentverwerking en afstemming tussen systemen en afdelingen.

Microsoft Power Automate is ontwikkeld om precies dit soort werkzaamheden te ondersteunen. Niet door kernprocessen over te nemen, maar door de processen eromheen te stroomlijnen. In dit document lichten wij toe wat Power Automate is, waar het thuishoort binnen het Microsoft-ecosysteem en hoe het in de praktijk waarde toevoegt in combinatie met Business Central.

Wat is Microsoft Power Automate?

Microsoft Power Automate is een low-code automatiseringsdienst waarmee zogeheten flows kunnen worden ingericht. Een flow start wanneer een gebeurtenis plaatsvindt en voert vervolgens automatisch één of meerdere acties uit binnen Microsoft 365, Business Central of andere gekoppelde systemen.

Het doel van Power Automate is niet het vervangen van bedrijfslogica, maar het wegnemen van handmatig en foutgevoelig “tussenwerk”. Denk hierbij aan het najagen van goedkeuringen, het opslaan van documenten, het versturen van meldingen of het doorgeven van informatie tussen applicaties.

Power Automate kent twee hoofdvormen:

• Cloud flows: geautomatiseerde, geplande of handmatig gestarte workflows.

• Desktop flows (RPA): automatisering van handelingen op een desktop wanneer er geen API of nette integratie beschikbaar is.

Wanneer Business Central fungeert als het systeem waarin transacties worden vastgelegd, kan Power Automate worden gezien als de uitvoerder die ervoor zorgt dat informatie op het juiste moment bij de juiste mensen en systemen terechtkomt.

De positie van Power Automate binnen het Microsoft-platform

Power Automate maakt onderdeel uit van het Microsoft Power Platform. Binnen dit platform heeft iedere component een eigen rol:

• Business Central: transacties, financiële verwerking, logistiek en kernadministratie

• Power Automate: procesregie, notificaties, goedkeuringen en systeemkoppelingen

• Power Apps: eenvoudige applicaties en formulieren voor datavastlegging

• Power BI: rapportage en analyse

Voor organisaties betekent dit dat verbeteringen in werkprocessen kunnen worden doorgevoerd zonder direct te vervallen in maatwerksoftware of langdurige IT-trajecten. Kleine procesoptimalisaties worden hierdoor haalbaar én schaalbaar.

Samenwerking tussen Power Automate en Business Central

Business Central Online (SaaS)

Voor Business Central Online is een standaard Power Automate-connector beschikbaar. Deze ondersteunt onder andere:

• Automated flows, gestart op basis van gebeurtenissen zoals het aanmaken of wijzigen van records, of op basis van een planning.

• Instant flows, die handmatig door gebruikers kunnen worden gestart vanuit Business Central via de Automate-actie op lijsten en kaarten.

• Business events, via de trigger When a business event occurs (V3).

Een belangrijke kanttekening is dat de Business Central-connector momenteel geen service-to-service authenticatie ondersteunt. Dit heeft gevolgen voor bepaalde integratie-architecturen en vraagt om bewuste ontwerpkeuzes.Business Central On-Premises

Business Central On-Premises

Er bestaat tevens een Business Central on-premises connector (preview). Deze werkt via webservices met gebruikersnaam en wachtwoord en kent expliciete limieten op het aantal API-aanroepen. Hoewel dit bruikbaar kan zijn voor specifieke scenario’s, is het niet de meest logische keuze voor intensieve of bedrijfskritische integraties zonder aanvullende monitoring en ontwerpmaatregelen.

Doelgroep en toepassingsgebied

Power Automate is met name geschikt voor organisaties die:

• veel herhaalbare administratieve processen kennen;

• intensief werken met Microsoft 365 (Outlook, Teams, SharePoint);

• meerdere systemen gebruiken die informatie met elkaar moeten uitwisselen.

In succesvolle Business Central-projecten zien wij dat Power Automate vooral wordt ingezet voor de proceslaag: het routeren, signaleren, vastleggen en opvolgen. De inhoudelijke verwerking en boekingslogica blijft nadrukkelijk in Business Central zelf.

Waar Power Automate aantoonbaar waarde toevoegt

1. Goedkeuringen die aansluiten op de praktijk

Power Automate maakt het mogelijk om goedkeuringen te laten verlopen via Teams of Outlook, inclusief herinneringen en escalaties. Business Central blijft daarbij het systeem waarin wordt vastgelegd wat is goedgekeurd en waarom.

2. Document- en audittrailautomatisering

Veel organisaties profiteren van automatische documentopslag en meldingen. Bijvoorbeeld: bij het boeken van een document automatisch een kopie opslaan in SharePoint en relevante betrokkenen informeren via Teams.

3. Signalen bij uitzonderingen

Afwijkingen zoals geblokkeerde orders, voorraadtekorten of betalingsachterstanden kunnen direct worden gemeld, waardoor problemen eerder worden opgepakt en niet pas bij de maandafsluiting zichtbaar worden.

4. Handmatige acties vanuit Business Central

Instant flows die direct vanuit Business Central gestart worden, sluiten aan bij het dagelijkse werk van gebruikers. Dit verlaagt de drempel voor gebruik en vergroot de adoptie.

Power Automate of Business Central-workflows?

De keuze tussen Business Central-workflows en Power Automate hangt af van het doel:

• Voor boekingslogica en interne BC-processen is de BC-workflow leidend.

• Voor procesoverstijgende stappen, notificaties en samenwerking met Teams, Outlook en SharePoint is Power Automate duidelijk sterker.

• Voor complexe integraties met service-to-service authenticatie is voorzichtigheid geboden vanwege connectorbeperkingen.

Licenties: een aandachtspunt

Licentiekosten worden vaak onderschat. Het gebruik van premium connectors en de manier waarop flows worden gestart (door gebruikers of procesmatig) zijn bepalend voor de benodigde licenties. Omdat prijzen en voorwaarden wijzigen, is het raadzaam om dit altijd vooraf te toetsen aan de actuele Microsoft-documentatie.

Veelvoorkomende valkuilen

In de praktijk zien wij regelmatig:

• automatisering van processen die inhoudelijk niet goed zijn ingericht;

• flows die gekoppeld zijn aan één persoon, zonder duidelijk eigenaarschap;

• gebrek aan foutafhandeling en monitoring;

• inzet van Power Automate voor zware datasync, terwijl het primair bedoeld is voor procesorkestratie.

Aanbevolen startpunt voor mkb-organisaties

Wij adviseren organisaties om klein en gericht te beginnen:

1. Kies één concreet proces met duidelijke winst (bijvoorbeeld goedkeuringen of documentopslag).

2. Bepaal of de flow automatisch of handmatig gestart moet worden.

3. Richt governance in: naamgeving, eigenaarschap, foutmeldingen.

4. Test met een beperkte groep en schaal daarna gecontroleerd op.

Conclusie

Power Automate is geen vervanging van Business Central, maar een krachtige aanvulling. Door het juist in te zetten ontstaat ruimte voor medewerkers om zich te richten op inhoud en besluitvorming, terwijl terugkerend proceswerk betrouwbaar en consistent wordt afgehandeld.