Zo werken dimensies in Business Central

door Oscar Geurtsen

ogeurtsen@freshdynamics.nl

Met Microsoft Dynamics 365 Business Central kun je financiële gegevens slim ordenen. Niet door ellenlange rekeningen of onhandige Excel-bestanden, maar door gebruik te maken van dimensies. Ze geven je administratie extra lagen informatie, zonder dat het grootboek onnodig ingewikkeld wordt.


Dimensies: de vakantieversie 

Stel je voor: je boekt een vakantie naar Spanje. Aan het eind van de reis kun je simpelweg zeggen: “De hele trip kostte €1.000.” Klaar. Maar misschien wil je later weten hoeveel je aan hotels hebt uitgegeven, hoeveel aan eten en hoeveel aan uitstapjes.

Dimensies werken als labels die je aan elke uitgave koppelt. Ze veranderen het totaalbedrag niet, maar geven je wél inzicht in de verdeling: overnachtingen, maaltijden, excursies of vervoer. Je kunt zelfs onderscheid maken tussen de kosten die jij zelf maakte en die van je reisgenoten.

Op dezelfde manier helpen dimensies in Business Central je om de uitgaven van je bedrijf overzichtelijk op te splitsen. Je hoeft niet naar één grote kostenpost te kijken, maar ziet meteen hoe alles is verdeeld.


Dimensies: de zakelijke uitleg

Binnen Business Central kun je dimensies zien als labels die je aan boekingen koppelt. Ze zorgen voor extra detail in je rapportages, zonder dat je honderd varianten van dezelfde grootboekrekening hoeft te maken.

Je kunt bijvoorbeeld aangeven:

  • Afdeling (Verkoop, HR, Logistiek)

  • Project (Nieuwe webshop, Implementatie klant X)

  • Locatie (Utrecht, Groningen)

  • Kostenplaats of productlijn

Zo boek je één uitgave op Reiskosten, en koppel je er vervolgens een afdeling en locatie aan. Later kun je precies filteren op bijvoorbeeld “Reiskosten – HR – Utrecht” zonder daar aparte grootboekrekeningen voor nodig te hebben.


Wat levert dit mkb’ers op?

  • Een overzichtelijk rekeningschema – minder rekeningen, meer inzicht.

  • Slimme rapportages – met één klik inzicht per afdeling, project of locatie.

  • Betere beslissingen – managers weten direct waar budgetten naartoe gaan.

  • Flexibiliteit – meerdere labels combineren op één boeking.


Praktijkvoorbeeld


Een organisatie koopt voor €1.500 aan materialen. Dit wordt geboekt op Inkoopkosten, maar krijgt ook twee dimensies mee:

  • Project = “Webshop 2025”

  • Locatie = “Utrecht”

Als later de financiële rapportages worden gedraaid, kan men precies zien hoeveel het project Webshop 2025 in Utrecht heeft gekost. Zonder hiervoor extra rekeningen in het grootboek aan te maken.


Zo stel je dimensies in

  1. Bepaal de categorieën – Wat wil je volgen? (Afdeling, project, locatie…)

  2. Voeg waarden toe – Denk aan: Afdeling = Marketing, Locatie = Groningen.

  3. Koppel tijdens het boeken – Voeg de labels toe bij facturen, journaalposten of orders.

  4. Analyseer de resultaten – Gebruik rapportages en analyseweergaven in Business Central om de data te filteren en te combineren.


Mogelijke valkuilen

  • Te veel labels bedenken waardoor het complex wordt.

  • Boekingen zonder dimensies, wat gaten in je analyses geeft.

  • Onduidelijke inrichting waardoor medewerkers niet weten welke labels ze moeten gebruiken.


Veelgestelde vragen

Wat zijn dimensies precies?
Labels die je aan financiële transacties koppelt.


Zijn ze vooral handig voor kleine en middelgrote bedrijven?
Ja, omdat je rapportages rijker worden zonder een log rekeningschema.


Kun je meerdere dimensies combineren?
Zeker, één transactie kan meerdere labels krijgen.


Vervangt dit mijn grootboek?
Nee, het grootboek blijft bestaan. Dimensies voegen context toe.


Hoe kan ik rapporteren?
Via de ingebouwde analyse- en rapportagetools.


Wat gaat er mis als ik ze verkeerd instel?
Dan krijg je incomplete of verwarrende rapportages.


Conclusie

Dimensies in Business Central zijn een slimme manier om meer uit je administratie te halen. Ze zorgen ervoor dat cijfers niet alleen getallen zijn, maar ook verhalen vertellen over waar je geld naartoe gaat en waarom. Dat geeft ondernemers grip én richting.